Samenwerken tegen frictieleegstand

Elke sociale huisvestingsmaatschappij (SHM) krijgt te maken met frictieleegstand, door verhuizen of overlijdens. We interviewden drie SHM’s die uitzonderlijke lage scores behalen hiervoor. Hoe pakken zij dit aan? Wat is de sleutel tot succes? 

De sociale woninghuurmarkt is voortdurend in beweging. Mensen verhuizen om tal van redenen. Ze kopen een woning, vinden een partner, zoeken andere oorden op of wonen te klein door gezinsuitbreiding. Door die continue verandering kan er leegstand ontstaan. Er zijn twee soorten leegstand: structurele leegstand en frictieleegstand.

Structurele leegstand is leegstand door renovaties aan het patrimonium. Frictieleegstand is de leegstand die voortvloeit uit de dynamiek van de woningmarkt, door verhuizen of overlijdens. Op zoek naar sterke praktijkvoorbeelden, interviewden we Anja Schoeters, directeur van Volkswoningbouw, Peter Pillen en Linda Strumane, directeur en diensthoofd nazorg- verhuur van Ons Onderdak en Veerle Pauwels, coördinator dienst verhuring van Volkswelzijn.

Peter: “Idealiter ligt de frictieleegstand tussen de 2,5 à 3%, dan loopt alles nog vlot. Wij slagen erin om het cijfer op 0,5% te houden. Al verwachten we wel dat de frictieleegstand zal verhogen door de toenemende armoede, waardoor er geen reserves zijn om eigen herstellingen uit te voeren.”

Anja: “Wij hebben een cijfer van quasi 0% voor frictieleegstand. Als een pand vrijkomt, bekijken we meteen de mogelijkheden om verder te verhuren.”

Veerle: “Het cijfer is bij ons ook quasi 0%. Het gebeurt zelden dat er geen nieuwe huurder klaarstaat voor niet-verhuurde panden.”

Veerle: “De dienst verhuring volgt op welke panden verhuurd zijn en zoekt nieuwe kandidaten. Dit doen ze in samenwerking met de technische dienst, om te bekijken of een pand meteen verhuurd kan worden zodra de zittende huurder vertrekt. De hoofdtaak ligt bij de dienst verhuring, maar door de samenwerking met andere diensten loopt alles vlotter.”

Anja: “Idem bij ons. Je moet een team hebben dat communiceert en samenwerkt. Anders lukt het niet. De dienst verhuur volgt dit op. Komt er een opzegbrief binnen, dan vragen zij bij de sociale dienst of het pand verhuurbaar is of niet. Iemand van de sociale dienst gaat ter plaatse bij de bezichtiging, en leert zo ook de toekomstige huurders kennen. De opvolging gebeurt door de huurdersdienst, en ik krijg als directeur maandelijks een rapport van alle genomen acties. Zo spelen we kort op de bal als er iets niet in orde is.”

Peter: “Onze werking is gelijkaardig, maar onze sociale dienst gaat niet mee bezichtigen. Twee tot drie dagen na de opzegbrief gaat iemand van de technische dienst met sociale skills langs bij de vertrekkende huurder. Hij adviseert hem of haar om zoveel mogelijk in orde te brengen zonder grote kosten. De kandidaat en de vertrekkende huurder regelen de bezichtiging onder elkaar. De dienst verhuring belt de kandidaten op om zo snel mogelijk te laten weten of ze de woning aanvaarden.”

Peter: “We plannen een voorbezoek in, waarbij we wijzen op de verantwoordelijkheid van de vertrekkende huurder. Na het bezoek koppelen we terug naar de technische dienst over de mankementen die   de woning vertoont. We schrijven kleinere leveranciers aan om een aantal herstellingen te doen. Zijn deze kosten voor de vertrekkende huurder? Dan sporen we die aan om als besparing zo veel mogelijk zelf te klussen.”

Linda: “Als de huurder een begeleidende dienst heeft, dan verwittigen we die ook, zodat zij kunnen ondersteunen. Zo winnen we tijd en is er extra opvolging.”

Veerle: “Nadat een huurder zijn opzeg geeft, krijgt hij binnen twee à drie dagen een brief met alle praktische info. De technische dienst maakt een afspraak met de huurder, kijkt welke werken nodig zijn en bepaalt of we onmiddellijk kunnen verhuren. De vertrekkende huurder geeft twee momenten door waarop kandidaten kunnen bezichtigen. Als het om een zwakkere huurder gaat, gaat er een medewerker van de sociale dienst mee.”

“Soms willen vertrekkende huurders sneller hun sleutels afgeven. Onze aannemers staan dan al klaar om bijvoorbeeld de vloerbekleding te vervangen. Kleinere herstellingen gebeuren binnen de week of twee weken, ook als de huurder het pand nog bewoont.”

Anja: “Ik sluit mij daarbij aan. Van zodra een opzegbrief binnenkomt, sturen we de huurder een schriftelijke bevestiging met allerlei informatie. Intern koppelen we terug of het pand verhuurbaar is en bekijkt de sociale dienst met de vertrekkende huurder wanneer de kandidaten het pand kunnen bezichtigen. Als er kleine klusjes nodig zijn, voeren we deze uit binnen de 14 dagen na intrek van de nieuwe huurder. Als het pand sneller vrij is, kunnen we al voor het einde van de opzegtermijn weer verhuren. Zo moet de vertrekkende huurder geen dubbele huur betalen en kan de nieuwe huurder sneller in het pand.”

Veerle: “Meestal is de verhuis op twee maanden rond. Soms wil de vertrekkende huurder ook een extra maand, om bijvoorbeeld opnieuw te schilderen.”

Veerle: “We hebben twee directiecomités per maand waar we onze toewijzingslijsten voorleggen. Nadien nodigen we kandidaten uit. We sturen soms tien kandidaten een aanbod, om zo snel mogelijk zicht te krijgen op wie interesse heeft.”

Anja: “Wij schrijven ook een tiental kandidaten tegelijk aan. De toewijzingen gebeuren nu door de administratie zelf en niet meer via het directiecomité. Zo kan je sneller schakelen en moet je de toewijzingslijsten niet maandelijks voorleggen. Toewijzingen melden we wel op de raad van bestuur. We plannen de bezichtiging in met meerdere kandidaat-huurders tegelijk. Ze krijgen een brief met een tijdstip. We laten dit niet over aan de vertrekkende huurder, want dat zorgde in het verleden voor problemen.”

Veerle: “Wij voeren eventuele werken langs onze kant uit in de eerste weken. Daarom is het zo belangrijk om het plaatsbezoek bij de vertrekkende huurder zo snel mogelijk in te plannen. Als de huurders zelf alles in orde willen brengen, plannen we nog een tweede plaatsbezoek in ter controle. We moedigen onze huurders zoveel mogelijk aan om het zelf te doen om kosten te besparen.”

Linda: “Wij sturen bij de bevestiging van de opzegbrief meteen een checklist mee met wat er moet gebeuren. We overlopen die bij de uittredende plaatsbeschrijving.”

Peter: “Veel hangt af van de kwaliteit van je woningbestand.” Anja: “Bij ons is die woningkwaliteit vrij goed in orde omdat wij werken met renovatiepakketten per wijk. Als de kwaliteit van de panden behoorlijk is, krijg je geen frictieleegstand.”

“Een eigen klusjesdienst is ook heel belangrijk. Als zij langsgaan om pakweg een kraan te herstellen, brengen ze de sociale dienst op de hoogte als er problemen zijn. Ook dat is een manier om frictieleegstand zo laag mogelijk te houden, want je vat de koe meteen bij de hoorns.”

Linda: “Wij hebben een onderhoudscontract met een firma voor centrale verwarming, elektriciteit en sanitair. Zij doen ook meldingen.”

Veerle: “Wij werken regelmatig met kleinere regionale aannemers die zaken melden. Daarnaast hebben we een erg goede samenwerking met OCMW en CAW, zodat er een netwerk van hulpverlening is.”

Peter: “Aanklampend werken en niet laks zijn.”

Anja: “Kort op de bal spelen en communiceren.”

Linda: “Goede en consequente afspraken, zowel intern als extern.”

Veerle: “Communicatie!”

Tekst: Dien Van Dyck, deskundige huren en verhuren, en Hanne Coenegrachts, jurist. ©VMSW – Woonwoord april 2021.